Door klanten met 5 sterren beoordeeld als HubSpot Platinum Partner

Custom Reports: breng de nuances van je organisatie tot leven

Binnen je organisatie worden de mouwen iedere dag opgestroopt. De werkvloer is als een bijenkorf. Het gonst er van de bedrijvigheid. In een goede, productieve samenwerking hoop je tot grootse prestaties te komen. Lig je op koers? Gebruik HubSpot Custom Reports om je inspanningen te beoordelen op effectiviteit en doelmatigheid.

Hoe slaat HubSpot data op?

Het HubSpot CRM vormt het hart van je onderneming. Hier staan actuele gegevens van al je leads en klanten: kostbare data waarmee je de marketing, sales en service hubs voedt. De wijze waarop je gegevens opslaat en organiseert, heeft invloed op de custom reports die je kan samenstellen.

Het CRM is op te vatten als een gigantische database bestaande uit objecten: ‘spreadsheets’ die onderling op allerlei manieren zijn te verbinden en waarmee je unieke inzichten kan genereren.

Objecten zijn de categorieën die HubSpot gebruikt om jouw informatie te organiseren. Denk aan bekende objecten als contacten, deals, tickets en producten.

hubspot-import-notes-14-dec-2018Aan deze objecten ken je properties toe. HubSpot heeft vele standaard properties voor objecten die handig en soms onmisbaar zijn voor marketing-, sales- en serviceteams.

Denk bij het contact object bijvoorbeeld aan properties voor algemene contactinformatie, e-mail en conversie status. Properties voor algemene contactinformatie zijn bijvoorbeeld ‘annual revenue’, ‘became a customer date’, ‘contact owner’, ‘industry’ en nog vele andere properties.

Laten we eens verder inzoomen op het contact object. Iedere nieuw toegevoegd contact aan dit object is op te vatten als een ‘row’ in een spreadsheet, waarbij de kolommen alle bijbehorende properties weergeven.

Naast de standaard properties kan je extra informatie opslaan die specifiek is voor jouw eigen branche en organisatie. Dat doe je met custom properties. Het zijn dus extra kolommen die je zelf aan het ‘spreadsheet’ toevoegt. Een voorbeeld? Stel je een landschapsarchitect voor. Misschien wil hij prospects segmenteren op het aantal percelen dat ze in bezit hebben. Of op het type perceel. Maak custom properties aan om deze informatie in op te slaan.

Welke typen custom reports kent HubSpot?

In HubSpot maak je reports door informatie uit bovenstaande ‘spreadsheets’ te visualiseren. Waarom zou je dat willen doen? Denk eens aan een grafiek. Zo’n presentatie van informatie is voor menselijke ogen veel zinniger en aantrekkelijker dan een enorme tabel vol gegevens. Ontwikkelingen en patronen zijn in een grafiek veel eenvoudiger te ontwaren.

Hetzelfde geldt voor de HubSpot objecten, de ‘spreadsheets’. Wanneer je ze visualiseert in custom reports krijgen ze pas waarde en betekenis. In HubSpot heb je vier typen custom reports tot je beschikking om de gewenste output data te genereren. Elk report helpt je een antwoord te vinden op een ander type vraag. Hieronder behandelen we ze kort.

Single object

Met dit type custom report kan je rapporteren aan de hand van één dataset, zoals informatie over een contact, deal of ticket. Je kan ook inzoomen op een bepaalde ‘record owner’ of een zelf gedefinieerde property.

Een voorbeeld. Wil je weten welke socialmedia-kanalen de meeste mql’s genereren? Maak gebruik van een single object report.

Cross object

Zoals de naam al aangeeft, kan je met dit type custom report twee datasets vergelijken. Zo vergelijk je de relatie tussen twee typen objecten, zoals deals en contacts. Is je organisatie sinds kort in een bepaalde provincie actief? Dan kan je op deze manier deals linken aan contacten die zich in dit geografische gebied bevinden.

cross-object visualization

Funnels of pipeline

Met dit type custom report maak je zichtbaar hoe een contact, deal of event door vooraf ingestelde stages van een pipeline of funnel stroomt. Ofwel wat zijn de conversieratio’s tussen de verschillende stages? Gebruik dit rapport om te visualiseren waar hardnekkige bottlenecks in je pipeline of funnel zitten en waar je je buyer journey moet aanpassen.

Attribution

In HubSpot heb je contact en omzet attribution reports. Het eerste rapport analyseert welke stappen online hebben geleid tot een conversie. Hoe kwam iemand op je website, welke pages bezocht hij, welke content werd bekeken? Ook kan je met een 'custom attribution report'  visualiseren via welke kanalen contacts binnenkomen op je website.

Met een ‘revenue attribution report’ maak je inzichtelijk hoeveel waarde de verschillende touchpoints en interacties met een klant hebben. Welke contactmomenten dragen werkelijk bij aan je omzet? Denk aan het visualiseren van welk type content een positieve invloed heeft op het sluiten van een waardevolle deal.

Met custom reports wordt het mogelijk om data te raadplegen en te koppelen die de specifieke eigenaardigheden, nuances en bijzonderheden van je organisatie reflecteren. Waar moet je aan denken?

Onderzoek en visualiseer met custom reports zaken als de gemiddelde deal grootte, de tijd die het kost om een lead te converteren naar klant of breng de klant acquisitiekosten in beeld. Gebruik je intuïtie en creativiteit om zelf verbanden, patronen en ontwikkelingen door de tijd bloot te leggen.

Hoe kan je custom reports uitbreiden?

Wil je je data vanuit nog meer invalshoeken onderzoeken en visualiseren? Overweeg dan de extra HubSpot add-on waarmee je nog meer dashboards kan samenstellen met reports uit je marketing, sales en service hubs.

Stel globale, overkoepelende custom reports op voor leidinggevenden of specifieke detailopnames voor teams of individuele medewerkers. Gebruik verschillende soorten diagrammen om de data op een unieke manier te visualiseren. Kijk in realtime hoe je presentatie eruit ziet en pas je rapport aan om de door jouw gewenste presentatie te krijgen.

Ook kan je notities toevoegen waarin je een toelichting geeft met betrekking tot je bevindingen. Daarna deel je deze rapportages direct via HubSpot met teams en medewerkers en ook kan je het verzenden inplannen voor een later tijdstip.

HubSpot Reporting is een krachtige tool om te bepalen of afdelingen en teams hun energie nuttig besteden op het gebied van marketing, sales en service. Wij staan voor je klaar als je vragen hebt over het maken HubSpot reports.

Lees deze blogs ook

INBOUND 2020: De nieuwste HubSpot features

INBOUND 2020 vond dit jaar 100% online plaats. De impact van het event was er gelukkig niet minder om. HubSpot maakte vele, nieuwe features en uitbreidingen van de software bekend. De belangrijkste..

25 september 2020 | Dylan ter Kuile >